Dokumenter det du gjør!

Hei alle!

Heng med på dette, selv om det muligens ikke er verdens mest inspirerende emne.

Jeg møter mange ledere, de fleste av dem er fantastisk flinke. De har omsorg for medarbeiderne, involverer og evner samtidig å stille krav.

 

En av kundene mine er også en av de aller beste lederne jeg kjenner. Positiv og jovial, inkluderende, kommuniserende - uten at det går utover evnen til å stille krav og tydeliggjøre konsekvenser.

 

For en tid tilbake hadde vi en sak vi måtte ta tak i, og han ba meg om å bistå. Han hadde gjort alt riktig, han hadde tatt opp en adferd som måtte korrigeres med en ansatt, lyttet til den ansattes innvendinger og perspektiv, gjort det helt tydelig at helt konkrete ting måtte endres. Det hadde også fungert til en viss grad, men han hadde følelsen av at den ansatte ikke hadde noen bedre holdning, det var et slags "trass" i måten han etterfulgte korreksjonen på, selv om han hadde etterfulgt de konkrete punktene, og lederen var bekymret for den ansattes påvirkning i arbeidsmiljøet.

 

Som alltid gikk vi, lederen og jeg, gjennom casen sammen, planla litt hva vi kunne gjøre og ikke kunne gjøre, og jeg ble rent imponert over måten lederen hadde håndtert saken på. "Jeg har tilogmed gjort som du sa denne gangen, Jan Steinar, jeg har dokumentasjon!". Dette var jo musikk i mine ører, selv om jeg ble bekymret for at her fikk jeg jo ikke sendt store fakturaen, kunden hadde jo alt på stell. Litt mindre bekymra for fakturerbare timer ble jeg da jeg fikk fremvist dokumentasjonen. Det var en punktvis liste, fire- fem linjer, om hva som var sagt i møtet- av leder. Ingen dokumentasjon på hva den ansatte hadde sagt og ment, slettes ikke noe referat med signatur, og da vi kom i møte med den ansatte hadde han selvfølgelig en annen oppfatning av hvordan møtet hadde forløpt seg enn hva hans leder hadde.

 

(vi fikk ryddet opp i saken og løst den på en så god måte som omstendighetene tillot, by the way)

 

Hva kan man gjøre i slike tilfeller?

 

Vel, det viktigste er da å ta en ny prat- med referat- der man snakker om den forrige episoden og konfrontasjonen. Vi får med i referatet hvordan vi som ledere opplevde situasjonen, og vi får med hvordan den ansatte opplevde situasjonen. Deretter kan vi avklare hva vi er enige om fra nå- eller om vi er uenige kan leder være tydelig på hva som må endres av adferd for at dette skal kunne fungere.

 

Dokumenter alltid:

  • Hva som er tatt opp.
  • Hva som er din bekymring som leder.
  • Hva den ansatte tenker om situasjonen.
  • Hvordan veien videre skal være.

 

Skriv referatet, gå gjennom det sammen, noter i bunnen av referatet at "referatet er opplest i fellesskap og begge parter har fått anledning til å gjøre sine anføringer i referatet".

 

Nederst signerer begge parter.

 

Dersom du er usikker på hvordan man kan gjøre disse tingene på en mest mulig effektiv måte, så ta kontakt. Ha lav terskel for å ringe med et spørsmål eller to, mye kan avklares med en enkel, ti minutters telefonsamtale sammen med meg der jeg kan komme med tips og råd for at du som leder unngår de verste fellene å gå i.

 

Ser frem til å høre fra deg!

 

God november, folkens!

Write a comment

Comments: 0